「伝える」基本の三つとは

(部下に向かって)「◯◯君、この書類を役所に出しておいて」

職場ではよくある光景です。

しかし、この伝え方は適切ではありません。
では、どのような点が適切ではないのでしょうか。
「もしも自分が部下の立場だったらどう困るか?」
という観点で考えてみてください。

1)全体像がわからない

「何のために」「なぜ」といった、この行動をしてほしい(しなければならない)理由、目的や意味が、この指示だけでは部下にはわかりません。

「別に理由なんて知らなくてもいいよ、出せばいいんだから」

そう思ったかもしれません。
しかし、たとえばこれが「前回、間違った書類を出してしまったので、その修正である」ことがわかれば、
・前回の書類の処分について聞かれたらどうするか
・どこをどう直したか、修正点を聞かれたらどうするか
といった想定を事前にすることができます。
もしもそれらを知らなかったら、書類提出時にしどろもどろになってしまうことでしょう。

2)重要度、緊急度がわからない

どれくらい重要なのか、急ぎなのか、がこの情報にはありません。

部下は「そういえば来週、役所に行く別の用事があるから、そのときでいいか」と思うかもしれません。

しかし、この書類は一刻を争うものかもしれません。

また、「役所の書類だから記載内容さえちゃんとしていればいいだろ」と思い、しわくちゃのまま提出したら、実はコンペのデザイン画だった…。

重要度と緊急度を知らせておけば、こういったことは防げます。

3)具体的な行動がわからない

「書類を役所に出す」、上司にとってはなんてことのない、いつもの行動かもしれません。

しかしこの部下にとっては以下のような疑問が浮かびます。

・「出す」のはどこの窓口や担当者に出せばいいのか?
・「出す」とはどこか提出箱に入れるのか?人に渡すのか?それは誰でもいいのか、それとも特定の人なのか?
・「出す」際に何か聞かれたり別の書類を書いたりすることはあるのか?

このように「書類を出す」という行動ひとつとっても、様々な疑問がうかびます。

「いちいち面倒くさいな、やってみればわかるよ」

そう思うかもしれませんが、もしあなたがルールを知らないスポーツの試合に放り込まれて
「やってみればわかるよ」
とだけ言われたら、不安で仕方ないのではないでしょうか。余計なしなくてもいいミスをするかもしれません。


極論すれば「部下から疑問が出ないような、過不足ない情報を与える指示」が理想です。

とはいえ一を聞いて十を知る部下もいれば、その逆もいます。

大事なのは相手の知識や情報を想定し、確実な行動を取れる=意図と違う行動を取らないような指示ができることです。

  1. 全体像
  2. 重要度と緊急度
  3. 具体的な行動

この三つが適切な指示には欠かせません。

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