プレゼンで印象に残すために大切なたった一つのこと

私が子供の通う保育園で役員をしていたときのことです。

役員の話し合いで、予算の都合上、全園児の親が負担する会費をどうしても年600円値上げする必要がある、という結論に至りました。

会費の値上げですので役員だけで決めることはできず、会員総会で決を取る必要があります。

もちろん誰だって会費の値上げはイヤですし、役員でない人の中には「役員が無駄遣いしているんじゃないか」と思う人もいるかもしれません。

そのため「きちんと経緯や必要性を説明しよう」となり、私ではない別の役員が総会での説明を担当することになりました。

いざ総会で、会費の値上げを説明する時間になりました。その人が出席者に説明を始めます。

「みなさま。現在、役員会からの出費につきましては、運動会のおみやげのおもちゃ、夏祭りの行事などがあります。それについて出費額を見直してまいりましたが…(中略)また、過去もすでに年間の費用が会費を上回っていて、繰り越された余りを使ってなんとかしている状態で、それもおそらく翌年には不足し…」

文章上は伝わらないかもしれませんが、説明をする人は用意した原稿をそのまま読み上げ始めました。
まるで国語の教科書の朗読です。
そのため、内容を知っているはずの私ですら、10秒もすると頭に入らなくなってしまいました。

その原稿はおそらく文章として読んだら適切なのだと思います。
しかし、家電の取扱説明書を目の前の人が読みだす場面を想像してください。
まったく何も頭に入らないことがおわかりかと思います。
しかもその人は聴衆を見ずに原稿だけに集中していたので、余計取り残された感がありました。

その説明の終了後、私は改めて、その原稿の内容をかいつまんで口頭で説明し直しました。
すると後日、「さすが幸本さん、話がわかりやすい」と褒められてしまいました。

謙遜でも自慢でもなく、私がしたことは「原稿の内容」を「理解できるような話し言葉」に変換しただけで、原稿をそのまま読むことさえやめればよいのです。
とはいえ、いきなり原稿無しで話せ、というのも難しいでしょう。
どうすればよいかというと、それは

「キーワードだけ」メモしておく

のです。

役員会費の値上げであれば、次のようにすればよいでしょう。

・年会費600円値上げ
・今の主な使いみち
・昨年までの経緯

そしてそれぞれに応じたことを自分の言葉で話すのです。

この内容では少ない、不安だ、という人はたとえば

・今の主な使いみち ●夏祭り ●運動会 ●アルバム

など箇条書きにしてもよいでしょう。
大切なのはそれをキーワードとして用いて、決してそのまま読まないことです。

会議のプレゼンなども同様です。
原稿や資料をそのまま読んでしまうと、相手の心には残りません。
メリハリをつけて伝えたいキーワードを絞ることが「伝える」ポイントです。

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