伝える力とは

わかりやすく的確に相手に伝える能力はどんな職種にも重要です。
「伝える」ことは必ずしも聴衆を前にしたプレゼンテーションとは限りません。

「上司に出張のチケットが必要か質問する」
「部下に会議室に飲み物を準備するよう指示を出す」
これも「伝える」能力です。

いわゆる「口下手」もしくは「饒舌」は必ずしも伝える力とイコールではありません。
大事なのは相手目線で過不足なく伝えること。
それは一定のトレーニングで必ず向上する能力です。

「言った・言わない」「伝えたつもりが伝わっていない」「話が長く、何が言いたいのかわからない」「一言ボソっと言うので真意がわからない」…このようなお悩みを脱し、的確に伝えられる人材を育てます。

ケース1 自社の魅力を顧客に伝える

【課題】 子供向け英会話、宣伝販促をどうすればよいかわからない。

【成果】 カリキュラムよりも◯◯を伝えることで入会者24%増。

子供向け英会話スクールを運営する企業から、そのスクールの魅力をどのように伝えるべきか、相談を受けました。

そのスクールは、ネイティブの講師や独自のカリキュラムなど、指導の質の高さを強みと考え、顧客に伝えていました。

様々な聞き取りや話し合いを行った結果、顧客である親は指導の質よりも「スクールの通いやすさ」を重視していることがわかりました。

そこでウェブサイトやパンフレットなどでは、欠席時の振替受や他の校舎でも受講できる制度などを強調しました。

その結果、入会者が24%増加しました。

ケース2 お客様に伝わりやすい営業資料を従業員と共につくる

【課題】 営業が不調。自社の魅力がお客様に伝わっていないのでは。

【成果】 お客様のメリットを前面に出すことで受注量4割増。

ある企業から営業部の立て直しを依頼されました。

「新人の即戦力化」「顧客情報の共有」などが課題として挙げられましたが、即効性のある取り組みとして商品パンフレットの見直しに着手しました。

そのパンフレットは商品が一覧になっているだけでした。どうすればお客様に「伝わる」かを考え、商品そのものではなく「お客様のお悩み」を中心とした構成にしました。

それまでとりあえずパンフレットを広げていたのが、お客様の悩みという「伝わる」内容に変わったことで、新人でもすぐに独り立ちできるようになりました。

その他の情報共有などの取り組みと合わせて、前年比4割増の受注を達成することができました。

ケース3 マニュアル作成により業務内容を伝える

【課題】工場の業務が文書化されておらず、各社員の頭の中だけにある。

【成果】マニュアル化・文書化により、業務を定型化。

「工場で、業務内容が各社員の頭の中だけにある。文書化がされていない。隣の人が何をしているかもわからない状態だ。」と相談を受けました。

突発的な事態や病欠などが発生すると、業務が止まってしまいかねない状態でした。特に食品の製造であるため、仕事を翌日にまわすというわけにもいかず、問題になっていました。

まずは「伝える」基本の研修を全社員に実施しました。その後、部署ごとにサポートを行いながらマニュアルを作成することになり、支援を行いました。

画像や動画なども用いたマニュアルにすることで、従業員はマニュアルを作成しながら他の従業員の業務についても学べる、という副次的な効果もありました。

マニュアルが完成し、定期的に更新されているため、突発的な欠員にも対応でき、新入社員や配置転換が発生しても仕事の引き継ぎがスムーズになりました。

ケース4 社員が基本の「伝え方」を身につける

【課題】朝礼での発表や社内資料の作成など、「伝える」基礎がない。

【成果】研修や発表会を通じて、話せる・書けるように。

ある製造業の経営者から、「社員が朝礼で話したり、ちゃんと報告書を書けたりできるようにしてほしい」と依頼を受けました。

製造担当者も事務担当者も、社内の狭い範囲でのやり取りが多く、「言った、言っていない」「指示や報告書で何が言いたいのかわからない」といったことが頻発していました。

そこで、「書いて伝える」「話して伝える」といった基本を全社員に指導しました。定期的に社長や役員へのプレゼンの場も設けました。

その結果、朝礼での情報伝達や指示書の作成、書面での指示などがこれまでよりも円滑になり、ミスが減少しました。

社長・役員にわかりやすく提案する力も伸びたため、業務改善にも役立ちました。


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