わかりやすい話をする人は最初に○○○を話す

わかりやすい話し方・書き方といった「伝え方」の研修をしばしば実施します。

そこで次のようなお題を出すことがあります。

「入社初日の新入社員に、あなたの仕事をわかりやすく説明してください。」

そうするとみなさん、私の仕事はこんな内容で、こんなことをしていて…と事細かに説明してくれます。

しかし、説明すればするほど、肝心な要素が抜けています。

それは「会社全体におけるあなたの仕事の位置付け」。

入社初日の新入社員は、その会社での仕事の流れや全体像がまだわかっていないわけです。

たとえば受注形式の製造業だったら、顧客からの注文を受ける→細部の設計をすり合わせる→図面に起こす→製造に回す→製造し、検品して納品…といった工程があるはずです。

ここでたいていの人は自分の仕事の説明となると、たとえば設計であれば、注文がこんな風に来て、こういうソフトで設計して、それを製造にまわして…と自分の仕事を「点」で説明してしまいます。

しかし新入社員は会社の業務の全体像がわからないわけですから、会社がどういう流れで仕事をしていて、設計とはその中でこういった位置付けである、という理解ができていません。そこで細かいソフトウェアの仕様などを説明しても、話は頭に入りません。

「木を見て森を見ず」という言葉があります。他者への説明もそれと同じです。

あなたはなるべく詳細に、抜け漏れがないように…と事細かに説明しようとするかもしれません。

そのとき相手にその話の「全体像」がないと、いくら細かく話しても頭に入りません。

わかりやすく伝える際は、まず最初に全体像を示しましょう。